Clay Conference

Lieu: Square Brussel
Client: NIRAS
Nombre de participants: 500

Non, il ne s’agit pas d’argile à modeler, mais de déchets radioactifs. Dangereux ? Non, pas du tout. Notre client, l’ONDRAF/NIRAS, veille au stockage propre et sécurisé des matières radioactives dans les couches argileuses de la croûte terrestre.

Les Clay Conferences sont en vogue dans le monde scientifique. Et en Belgique, bien entendu, nous souhaitons montrer que nous pouvons faire encore mieux. Depuis l’appel d’offres lors de l’été caniculaire de 2012 jusqu’à l’achèvement du projet au printemps 2015, tout a été méticuleusement préparé.

Nous avons participé au comité d’organisation du client, et nous étions responsables de tout ce qui n’était pas lié au contenu. Il s’agissait principalement de l’aspect financier et organisationnel. Quelques chiffres :

Public

Notre public pour ce congrès était composé de la communauté scientifique s’intéressant au stockage des matières radioactives dans les couches d’argile souterraines. Nous avons eu l’occasion d’y participer durant trois années en tant que membre principal du comité d’organisation de la première Clay Conference organisée en Belgique.

Message – objectif

Message – objectif Partage et présentation d’informations scientifiques sur le stockage des déchets radioactifs dans les couches d’argile sous la forme de sessions plénières, de réunions en petits groupes et de sessions affiche.

Résultats

Les attentes du client ont été satisfaites : cette conférence est devenue la référence pour les futures Clay Conferences.

La Clay Conference en chiffres:

• 500 résumés pour le « book of abstracts
• 200 affiches
• 500 visiteurs
• 3 348 repas
• 88 orateurs
• 91 sessions
• 2 sites exclusifs
• 2 auditoriums bien remplis
• 3 ans de préparation
• 3 traiteurs/magiciens de la cuisine
• 4 événements chics parallèles
• 4 jours de réunions avec 300 affiches, et ensuite la réalisation de l’ensemble des publications dans des revues spécialisées.
• 5 collègues Conrad sur place
• 8 pauses café réconfortantes
• 14 hôte(sse)s élégant(e)s
• 50 collaborateurs logistiques motivés
• 71 orateurs de renom
• 480 nuitées reposantes à l’hôtel
• 500 participants attentifs lors de la conférence, venus du monde entier
• 30 000 e-mails informatifs envoyés aux invités et…
• 1 client satisfait