Clay Conference

Locatie: Square Brussel
Opdrachtgever: NIRAS
Aantal aanwezigen: 500

Nee, geen boetseerklei. Het gaat hier over radioactief afval. Gevaarlijk? Nee hoor. Onze klant NIRAS/ONDRAF let er nauwgezet op dat de opslag van radioactieve materialen netjes en veilig gebeurt in de kleilagen van de aardkorst.

Clay Conferences zijn hot in de wetenschappelijke wereld. En in België willen we natuurlijk bewijzen dat we het beter kunnen. Van aanbesteding in de warme zomer van 2012 tot oplevering in het frisse voorjaar van 2015, werd deze conferentie minutieus voorbereid.

We zetelden daarvoor in het organisational committee van de klant en waren in dit traject verantwoordelijk voor alles buiten de content. En dat is doorheen het financiële en organisatorische luik heel wat. Leest u de cijfers even mee:

Publiek

Ons publiek bestond voor dit congres uit het wetenschappelijke wereldje rond opslag van radioactief materiaal in de kleilagen van de ondergrond. We hebben daar drie jaar deel van mogen uitmaken als kernlid van het Organising Committee van de eerste Clay Conference die in België georganiseerd werd.

Boodschap – doelstelling

Delen en presenteren van wetenschappelijke informatie rond de opslag van radioactief afval in de kleilagen in de vorm van plenaire sessies, breakouts en postersessies.

Resultaten

De klant zag zijn verwachtingen ingelost: deze conferentie werd de benchmark voor de toekomstige clay-conferences.

Clay Conference in cijfers:

• 500 abstracts voor het boek of abstracts
• 200 posters
• 500 bezoekers
• 3.348 maaltijden
• 88 sprekers
• 91 sessies
• 2 exclusieve locaties
• 2 goedgevulde auditoria
• 3 jaren voorbereiding
• 3 cateraars/culinaire tovenaars
• 4 stijlvolle side events
• 4 dagen meetings met 300 posters en nadien de realisatie van de full-publicaties in gespecialiseerde vakbladen.
• 5 Conrad- collega’s ter plaatse
• 8 hartverwarmende koffiepauzes
• 14 professionele host(esse)s
• 50 gemotiveerde logistieke medewerkers
• 71 gerenommeerde sprekers
• 480 verkwikkende hotelovernachtingen
• 500 aandachtige congresgangers uit heel de wereld
• 30.000 informerende emailcontacten naar de gasten en... *1 tevreden klant